テレアポで受付突破する8つのコツ｜フレーズ例と組織で底上げする方法

テレアポで成果を出すうえで、多くの営業担当者がつまずくのが受付突破です。

担当者につながる前に電話を切られると、良い提案を用意していても話す機会すら得られません。

この記事では、受付突破が難しい理由から実践的な8つのコツ、効果的なフレーズ、トークスクリプトの作り方までを解説します。

さらに、個人のスキルだけに頼らず、チームや組織全体で受付突破率を底上げする方法もあわせて紹介します。

▼新規顧客開拓のためのテレアポのコツをまとめた資料です。

テレアポで受付突破できない理由

受付を突破できない背景には、相手先の事情による外的要因と、営業担当者側の準備不足による内的要因があります。

近年は、営業組織側の風土や体制に起因する要因も見過ごせません。

まずはそれぞれの要因を整理し、対策を確認していきましょう。

外的要因と対策

多くの企業は、営業電話への対応方針をあらかじめ定めています。

受付担当者は取り次ぎの可否を判断する役割を担っており、営業だとわかった時点で断られやすくなります。

対策としては、担当者名や部署名を具体的に伝えることが有効です。

受付だけでは回答できない話題をあわせて用意すると、取り次いでもらえる可能性が高まります。

架電前に企業の情報を調べておくことも重要です。

所在地や事業内容だけでなく、課題になりそうなタイミングまで把握しておくと、的確なアプローチにつながります。

内的要因と対策

営業担当者自身のトークスキル不足も、受付突破を妨げる要因です。

自信のなさは声のトーンに表れやすく、受付担当者に不安な印象を与えてしまいます。

まずは明るくハキハキとした話し方を意識しましょう。

丁寧かつ簡潔に要件を伝え、断り文句にも落ち着いて対応できるよう準備しておくことが大切です。

架電内容を録音して振り返る習慣も効果的です。

断られやすいタイミングや話し方の癖を客観的に把握できれば、改善につながります。

個人のスキルだけでなく、組織全体の体制も受付突破率に影響します。

新規架電に積極的な担当者が少なく、社内に前向きな雰囲気が根付いていない企業も少なくありません。

架電を断られて当然の活動と捉える意識づけがないと、担当者のモチベーションは下がりやすくなります。

管理職側も日々の商談対応を優先しがちで、育成に十分なリソースを割けないケースが目立ちます。

こうした組織的な課題への対策は、この記事の後半で詳しく解説します。

受付突破の基本の8つのコツ

ここからは、実際の架電で使える8つのコツを紹介します。

一つひとつは難しい内容ではありませんが、意識して実践することで受付突破率は着実に向上します。

丁寧な言葉づかいで用件を簡潔に伝える

受付担当者には、誰が、どのような用件で連絡しているかを短時間で伝えることが重要です。

長々と説明すると相手の負担になり、取り次ぎを断られやすくなります。

要点を整えたフレーズをあらかじめ用意し、丁寧な言葉づかいで簡潔に伝えましょう。

テンポ良く明るいトーンで話す

電話対応では、声だけが唯一の情報源になります。

明るく落ち着いた声で話すと、受付担当者に良い印象を与えやすくなります。

緊張して早口になったり声が小さくなったりすると、逆効果になるため注意が必要です。

断り文句には怯まずに切り返す

もう間に合っています、興味がありません、といった断り文句は受付でよく使われます。

ここで引き下がらず、相手のメリットにつながる部分を端的に伝え直すことが大切です。

切り返しのフレーズをいくつか準備しておくと、その場でも落ち着いて対応できます。

受付では判断できない提案や質問をする

受付担当者だけでは答えられない話題を切り出すと、取り次ぎ率が高まります。

たとえば、導入済みツールの状況や課題など、担当者しか回答できない内容が効果的です。

不自然にならないよう、自然な流れの中で話を展開する意識も欠かせません。

受付担当者にあえて伝言を頼む

担当者へ直接つなぐのが難しい場合は、伝言を頼む方法もあります。

用件を簡潔にまとめ、相手にとって意味のある内容にすることがポイントです。

次回の架電で伝言に触れれば、スムーズに会話を始められる可能性が高まります。

架電リストを分析して精査する

無作為に電話をかけるだけでは、受付突破は難しくなります。

企業の業態や規模、導入ツールの状況などをふまえ、確度の高いリストを準備しましょう。

リストの精査には手間がかかりますが、無駄な架電を減らし突破率の改善につながります。

過去のテレアポの結果を分析する

架電の結果をこまめに振り返ると、断られやすいパターンが見えてきます。

数字やトーク内容を客観的に比較し、改善点を洗い出すことが重要です。

成果が出た変更点はさらに磨き込み、成果が出なかった部分は早めに見直しましょう。

受付突破のためのトークスクリプトを作成する

挨拶から断り文句への切り返しまで、一連の流れを網羅したスクリプトを用意しておくと安心です。

想定外の展開を減らし、落ち着いて対応できるようになります。

スクリプトは一度作って終わりにせず、定期的に見直すことが成果につながります。

受付突破に効くフレーズ3選

具体的なフレーズを準備しておくと、受付でのやり取りがスムーズになります。

ここでは代表的な3つのフレーズを紹介します。

担当者を名指しで指名するフレーズ

氏名や部署がわかっている場合は、名指しで取り次ぎを依頼しましょう。

個人名を出すと、既に接点のある相手だと感じてもらいやすくなります。

名前がわからない場合も、部署名や役職名を明確に伝えると取り次ぎやすくなります。

時間を短く区切るフレーズ

相手が忙しいと想定される場合は、時間を取らせない旨を伝えることが有効です。

すぐに要点を説明すると添えることで、本題に入りやすくなります。

相手を思いやったフレーズ選びは、そのまま好印象につながります。

相手企業の課題に触れるフレーズ

相手企業の課題やニーズに関連づけた質問を投げかけると、興味を引きやすくなります。

ただし、社外秘に近い情報まで踏み込むと不信感を持たれるため、バランスが重要です。

相手にとって有益な情報を提供できる姿勢を示すと、取り次がれる可能性が高まります。

受付突破後のトークスクリプトの作り方

受付を突破した後の流れも、あらかじめスクリプトとして準備しておくと安心です。

ここでは、作成の手順を3つのステップに分けて解説します。

まずは、誰がどのような内容で電話をかけるのかを明確にした基本パターンを作りましょう。

挨拶や自己紹介はほぼ定型文で構いませんが、相手が興味を持ちやすいキーワードを含めることがポイントです。

受付担当者から断り文句を言われた際の切り返しや、担当者につながった後の本題の進め方を書き出しておきます。

複数のパターンを想定しておくと、実際の架電でも落ち着いて対応できます。

実際に使ったスクリプトは、成功事例と失敗事例を比較しながら定期的に見直しましょう。

古くなった表現や成果が出にくい部分を更新し続けることで、成果につながるスクリプトへと育っていきます。

受付突破を個人任せにしない仕組みづくり

ここまで紹介したコツやフレーズは、個人のスキルとして身につけるものです。

一方で、担当者一人の努力だけに頼っていると、成果にばらつきが出やすくなります。

ここからは、チームや組織として受付突破率を底上げする考え方を紹介します。

👉新規顧客開拓のためのテレアポのコツ・スクリプト設計・PDCA運用方法をまとめた資料です。

成功率UPにつながる！テレアポで新規顧客を開拓するコツ｜資料ダウンロードはこちら

育成現場でよくある課題

架電に慣れていない営業担当者ほど、断られる経験が続くとモチベーションを保ちにくくなります。

管理職側も自身の商談対応を優先しがちで、部下の育成に十分な時間を割けないことが多いです。

新規架電のノウハウが言語化されていない組織では、育成そのものに着手できないという声も聞かれます。

3つのステップで受付突破率を底上げする

弊社では、新規架電の成果を引き上げる取り組みを、座学研修・実行支援・風土醸成という3つの段階で捉えています。

まず座学研修でノウハウとマインドセットを養い、次に実行支援で学びの定着をサポートします。

最後に、架電そのものを前向きに捉えられる風土づくりまで踏み込みます。

この考え方は、エン・ジャパンが5年で売上を4倍に伸ばした際に培った、新規架電のノウハウを体系化したものです。

個人の努力だけに頼らず、組織全体で受付突破率を高めていく発想が土台になっています。

個人任せの対応と組織的な仕組み化には、次のような違いがあります。

このように、受付突破は個人の努力だけでなく、組織としての仕組みづくりによっても大きく変わります。

自社の育成体制に課題を感じている場合は、外部の研修サービスを活用する選択肢も検討してみましょう。

どれだけ準備をしても、毎回受付を突破できるとは限りません。

突破できなかった場合の対処法をあらかじめ知っておくと、次のチャンスにつなげやすくなります。

電話だけで興味を持ってもらえなかった場合は、資料送付を提案してみましょう。

送付先の担当者名を伺うことができれば、次回の架電で名指しのアプローチが可能になります。

送りっぱなしにせず、後日フォローの連絡を入れることも忘れないようにしましょう。

企業の状況は日々変化するため、今は興味がなくても数か月後には状況が変わっている場合があります。

過去の架電履歴を振り返り、次の提案内容や話のきっかけを準備しておくとスムーズです。

社内でのノウハウ蓄積や育成リソースが不足している場合は、外部の研修・実行支援サービスを活用する方法もあります。

弊社のようにテレアポの実行支援まで担うサービスであれば、社内の育成負担を抑えながら受付突破率の向上を図れます。

まとめ

テレアポの受付突破は、営業活動における最初の大きなハードルです。

今回紹介した8つのコツやフレーズは、明日からの架電にすぐ取り入れられる内容です。

あわせて、個人の努力だけに頼らず、組織として仕組み化する視点も持っておくと、長期的な成果につながります。

受付突破の壁を感じている場合は、まずは弊社にご相談ください。

インサイドセールス支援サービス資料（無料DL）