【2025年版】テレアポで受付突破する8つのコツ｜効果的なフレーズやスクリプトも紹介

テレアポで成果を出すうえで意外と難しいのが“受付の壁”を突破することです。

本記事では、電話営業における受付突破のポイントや効果的なフレーズ・スクリプトの作り方などを詳しく解説していきます。まずは、受付突破が難しい理由を確認し、対策検討の参考にしてください。

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テレアポで受付突破できない主な理由と対策

受付を突破できない原因には、相手企業の対応や自分自身のスキル不足などが考えられます。ここでは、それぞれの要因と具体的な対策について解説します。

テレアポでの受付突破は営業活動における最初の大きなハードルです。受付担当者は多くの電話に対応しているため、営業の電話を遮断する役割を担うケースも少なくありません。外的要因としては、会社の方針で営業が取り次がれにくい状況や担当者へのルールが厳格に定められている場合が挙げられます。一方、内的要因にはオペレーターのトークスキル不足や準備不足があり、しっかりとした情報収集やトークスクリプトの作成を怠ると、受付突破の成功率は下がります。

これらの問題を踏まえ、外的要因に対しては営業と悟らせないトークや担当者の興味を引く工夫が必要です。また、受付担当者が判断できない内容を挙げて取り次ぎを促すなどの戦略も効果的です。内的要因への対処としては、半ば断定的に要件を伝えるのではなく、相手を尊重した姿勢で簡潔に話すことが大切です。声のトーンやスピードを調整し、まずは短時間で話を聞いてもらうことを意識してみましょう。

失敗しても録音データやメモを分析し、トークの改善につなげることが重要です。全件が100％受付突破できるわけではありませんが、高めるためには外的要因と内的要因の両側面を見据えた戦略的なアプローチが不可欠です。

外的要因と対策

外的要因としては、相手企業の受付ポリシーや担当者の忙しさ、電話対応ルールなどがあります。こうしたルールが厳しい企業では、基本的に営業電話は取り次がれにくいのが実情です。そのため、担当者の名前や部署をはっきり伝えたり、相手が必要と感じる話題を用意して興味を引くことが効果的です。

また、営業色を出しすぎないように“別件で確認したいことがある”“担当者に伺わないとわからない内容がある”など、受付担当者だけでは回答できない要素を伝える方法もあります。これによって、担当者に取り次がれやすくなる期待が高まるでしょう。

リストの段階で企業情報をしっかり把握しておくと、より確度の高い話題を提示しやすくなります。社名や所在地だけでなく、需要がありそうなタイミングや課題などを事前にリサーチし、その企業に合ったアプローチを考えてみてください。

内的要因と対策

内的要因としては、オペレーターのトーク技術不足や心理面の不安が挙げられます。電話をかける際に自信がないと、声のトーンが暗くなり、言葉遣いも曖昧になりがちです。まずは明るい声でハキハキと話すだけでも、相手への印象は大きく向上します。

丁寧かつ簡潔に要件を伝え、相手からの反応にも臨機応変に対応できるよう、想定問答を準備しておきましょう。お断りの常套句に対しても、落ち着いて切り返せるようシナリオを用意しておくと、スキル不足をカバーできます。

さらに、トークを録音しておいて定期的に振り返る習慣もおすすめです。どの部分で断られてしまうのか、声の大きさやスピードは適切かなど、多角的な視点で分析することで、自分の弱点を理解し、改善につなげましょう。

テレアポで受付突破する8つのコツ

実際のテレアポでは、いくつかのポイントを押さえるだけで受付突破の確率が大きく向上します。以下では代表的な8つのコツを紹介します。

受付担当者の警戒心を和らげるには、まず印象づくりが大切です。丁寧な言葉づかいと簡潔な自己紹介で、相手の時間を取らせない姿勢をアピールしましょう。次に、断り文句を前提に備えておくのもポイントです。『結構です』や『興味ありません』という言葉にもめげずに、すぐに別の切り口から話を展開できる準備をしましょう。

また、自社が提供するサービスや製品に関する疑問点、あるいは担当者しか回答できないような内容を提示することで、受付から担当者へスムーズに取り次いでもらいやすくなります。具体的なシナリオを設計し、何をどう話すか一つ一つシミュレーションしておくのが肝心です。

最後に、過去のデータを分析したうえで、うまくいった電話の傾向やタイミングを把握することも欠かせません。最適なアプローチの仕方を精査し、常にブラッシュアップしていくことで、受付突破の精度を高められるでしょう。

丁寧な言葉づかいで用件を簡潔に伝える

受付担当者とのやりとりでは、『誰から、どのような用件で』連絡しているのかを短時間で伝えることが重要です。長々と話すと相手もイライラしてしまい、取り次ぎを断られる可能性が高まります。要点を整えたフレーズを準備しておくとスムーズです。

また、ビジネスマナーを意識する姿勢は必須です。敬語の使い方や言葉の選び方一つで印象が変わるため、電話に出る前にあらためて自分の言葉遣いを振り返ってみましょう。自分の声や言い回しのクセを客観的に確認するために、定期的に録音を振り返ることも有効な方法です。

テンポ良く明るいトーンで話す

電話対応は声が唯一の情報源となるため、声から受ける印象は非常に大きいです。元気かつ落ち着いた声で対応すると、『この人の話なら聞いてみてもいいかな』と思ってもらいやすくなります。

緊張のあまり早口や声が小さくなりすぎると、受付担当者に不快感を与える可能性があります。落ち着いて適切なテンポを保ち、余裕を感じさせる雰囲気を作りましょう。もし緊張してしまう場合は、話す前に深呼吸をして姿勢を整えるなど、簡単なルーティーンを持つと良いでしょう。

断り文句には怯まずに切り返す

『もう間に合っています』や『興味ありません』などの断り文句は、受付担当者にとって定番の返答パターンです。ここで諦めては次につながりません。

断り文句を言われても、なぜお話を聞いてほしいのか、相手のメリットにつながる部分を端的に伝え直すことで、意外と取り次いでくれる場合もあります。中途半端な引き下がり方は逆に印象を悪くする可能性があるため、やりきる姿勢を持つことが大切です。切り返しフレーズは事前に複数パターン作っておくと、その場で戸惑わずに対応しやすくなります。

受付では判断できない提案や質問を行なう

受付担当者だけでは判断が難しい話題を切り出すのも効果的です。たとえば『現在の導入ツールや課題の把握』など、担当者しか答えられない内容を引き合いに出すと取り次ぎ率が上がります。

また、受付担当者にも答えられる質問だけで終わってしまう場合、会話が成立してしまうため電話を止められるリスクが高まります。担当者につなぎたければ、意図的に『担当者でないとわからない質問』を設定しましょう。

ただし、話が不自然になると怪しまれる可能性があるため、自然な流れの中で『担当者であればなお詳しくお聞きできる』というテンションで話を誘導するのがおすすめです。

受付担当者にあえて伝言を頼む

担当者へ直接つなぐのが難しいと判断した場合は、そこで終わらず、受付担当者に伝言を頼むというアプローチもあります。用件を簡潔にまとめ、誰が聞いてもメリットを感じる内容なら、次回の電話への期待度を高める効果があるでしょう。

ただの営業電話ではなく、相手にとって有意義な情報をもたらすことを意識し、伝言内容を作成することが大切です。次のコールで『先日、受付の方にお伝えした件で…』と切り出せば、スムーズに会話を進められる場合もあります。伝言が担当者に伝わっていることを期待しつつ、その後のフォローを怠らないようにしましょう。

架電リストを分析して精査する

無作為に電話をかけても、受付突破は難しくなります。企業の業態や規模、導入ツールの状況などを考慮して、確度の高い潜在顧客リストを作成しておくことが重要です。

企業情報を収集したうえで、ある程度相手のニーズや課題に合致したアプローチを考えると、受付を介してでもきちんとお話を聞いてもらえる可能性が高まります。

架電リストの準備は手間がかかりますが、契約の見込みにつながる相手にターゲットを絞り込むことで、無駄打ちを減らし、受付突破率を改善できるでしょう。

過去のテレアポの結果を分析する

テレアポの結果をこまめに振り返れば、断られやすいパターンや取り次いでもらえるパターンが見えてきます。結果を数字やトーク内容で客観的に比較し、改善点を洗い出しましょう。

例えば、電話のかけ方を変えたら受付突破率が上がったという事例があれば、その変更点をさらにブラッシュアップすることが大切です。逆に、成果が出なかったアプローチは早めに修正することで、効率よくテレアポ活動を進められます。

録音データを活用して具体的なトークの質を検証すると、オペレーター個々の改善点を洗い出しやすくなります。

受付突破のためのトークスクリプトを作成する

受付突破のスクリプトは、最初の挨拶から断り文句への切り返しまで、一連の流れを網羅的に用意しておくと便利です。これにより、“想定外”を減らすことができます。

相手がどのような返答をするかをイメージし、言うべき言葉を事前に書き出しておけば、実際の電話でも落ち着いて対処しやすくなります。あくまでガイドラインとして運用し、リアルタイムの会話に合わせて柔軟に対応してください。

スクリプトを頻繁に見直し、古くなった表現や成果が出にくい部分を随時アップデートすることで、より高い受付突破率が期待できます。

テレアポでの受付突破に効果的な3つのフレーズ

具体的なフレーズを準備しておくと、受付時のスムーズな対応がしやすくなります。代表的な3つのフレーズを確認しましょう。

フレーズは使い方次第で相手への印象を大きく変えるポイントです。あらかじめいくつか定番の表現を用意し、その場の状況に応じて使い分けると安心感が増します。

いずれのフレーズも、要件を端的にまとめることが肝心です。相手の時間を長く取らせないよう、なるべくシンプルな単語で構成しておきましょう。例えば、自社名をきちんと名乗るとともに相手への敬意を払う表現を用いると、プロ意識が伝わります。受付突破の成否は第一声で決まることも多いため、最初の一言の言い回しをしっかり練習しておく価値は大きいでしょう。

「〇〇様（または担当の方）をお願いいたします」

相手の氏名や担当部署がわかっている場合には、名指しで連絡を取りたい旨を伝えましょう。営業電話を避けられる企業でも、個人の名前をきちんと出すとスムーズにつないでもらえる可能性が高まります。

名前がわからない場合も、適切な部署名や役職名を明確に伝えることで、受付担当者が誰につなげばよいか判断しやすくなります。この際、自社名と担当者の正確な肩書きも合わせて伝えると、よりスムーズに話が進みやすいです。

「お時間、数分だけよろしいでしょうか？」

相手が忙しいと予想される場合は、時間を少ししか取らないことを強調することで、ハードルを下げる効果があります。

一方、ただ時間がかからないと言うだけでは説得力に欠けるため、『すぐに要点をご説明いたします』というように、本題に入りやすい工夫も添えると効果的です。受付担当者も業務に追われていることが多いので、相手を思いやったフレーズ選びは好印象につながります。

「御社の○○についてお伺いしたく、お電話いたしました」

相手の会社が現在どのような課題やニーズを抱えているのかをリサーチしておき、そこに関連付けた質問を投げかけることで“自分たちの会社の話かもしれない”と興味を引くことができます。

ただ、あまりにも詳細に踏み込んだ内容や、既に社外秘に近い情報を聞こうとすると不信感を持たれてしまうため、バランスが重要です。

相手にとって有益な情報を提供できそうなニュアンスを含めると、担当者につないでもらえる可能性が高まります。

テレアポで受付突破するためのトークスクリプトの作り方

まずは、誰がどのような内容で電話をかけるのかを明確にする“基本パターン”を作成しましょう。挨拶から自己紹介まではほぼ定型文にしても構いませんが、相手が興味を示しやすいキーワードを含めると良いでしょう。

次に、想定問答集を用意しておきます。受付担当者に断り文句を言われた時にどう切り返すか、また担当者につないでくれた後にどのように本題を進めるかなどを一通り書き出しておきましょう。
最後に、実際に使ったスクリプトを振り返る工程を欠かさないようにしましょう。成功事例と失敗事例を比較しながら微調整を加え、より汎用性の高いスクリプトへと進化させていくことが大切です。

テレアポで受付突破できなかったときの対処法

受付突破がかなわなかったとしても、次のチャンスを作ることで成果につなげられます。複数のアプローチ方法を検討しましょう。

どれだけ万全な準備をしていても、100％受付を突破できるわけではありません。取り次いでもらえなかった際は、その時点で終わりと考えずに次回以降のチャンスにつながる行動を起こすことが重要です。

例えば、相手企業にとって有用な資料をまとめて送付し、後日あらためて反応を聞く電話をする手法もあります。また、担当者の都合が合わない時期であれば、一定期間の後に連絡してみることで状況が変わっているかもしれません。

テレアポ代行サービスを活用する手段もありますが、その場合も最終的に受注につなげるための社内協力体制が欠かせません。自社内で補完し合いながら効率的にアプローチを続けることが大切です。

許可を取って自社商材の資料を送付する

電話だけで興味を持ってもらえなかった場合は、資料を送付するというアプローチがあります。事前に受付担当者から資料送付の許可をもらえれば、相手の抵抗感を減らせるでしょう。

資料は簡潔かつ分かりやすい内容にまとめ、相手がメリットを感じやすい情報を意識して盛り込みます。送りっぱなしにせず、送ったタイミングでフォローメールや電話を入れて、相手の反応を確認してください。資料によって興味を引くことができれば、次回のテレアポで受付突破しやすくなる可能性も高まります。

一定の時間を置いて再アプローチする

企業の状況は日々変化します。今は興味がなかったとしても、数ヵ月後には課題として認識される可能性もあるでしょう。あえて期間を空けることで、新しい担当者や新たなニーズの獲得が期待できます。

その際には、過去に電話した履歴を活用し、テレアポの内容や手応えを振り返ると同時に、次の提案手段や話のきっかけを準備しておくとスムーズです。タイミングを変えることで反応が一転するケースもあるため、粘り強く適切な時期を待つ姿勢が大切です。

テレアポ代行サービスを活用する

受付突破がどうしても難しいと感じる場合や、社内でテレアポ業務にかけるリソースが不足している場合には、専門のテレアポ代行サービスを利用するのも一つの方法です。

プロのオペレーターが代行することで、ノウハウや経験値により高い確率でアポイントにつながる可能性があります。ただし、代行サービスと接続した後の商談フェーズは自社が対応することになるため、一貫した連携体制が重要です。自社営業のリソースとコストを考慮しながら、より効果的な営業活動を実現する方法として検討してみましょう。

まとめ

テレアポで受付突破をするために必要なポイント、考え方を解説しました。

​​​​​​​​​​そもそも担当者とすら話せずに終わる​日もあるほど、受付突破は難しいです。少しでもアポ取得率を上げるために、少しでもお役に立てれば幸いです。

インバウンド営業が主流だった営業組織の人は、上記のこともあってアウトバウンドが非効率だと感じたり、避けようとします。それが原因で離職につながる、他の案件の対応品質が下がるなどを課題としている方も多いです。そんなときには、ターゲット選定や開拓方針など戦略的な部分から、アポ取得までを対応する営業代行を検討してみてはいかがでしょうか。

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