営業メールの書き方や成果を上げるコツ、文例テンプレートを紹介

営業メールは企業や個人が新たな商談機会を創出したり、既存顧客との関係を深めたりするために不可欠な手段です。相手にとって迷惑ではなく有益な情報を届けるためには、開封率や返信率を意識した配慮が求められます。ビジネスシーンでの第一印象を左右するため、効果的な書き方やタイミングは非常に大切です。

本記事では、営業メールの基本的なポイントから具体的な書き方のコツ、法律への対応や効率的な運用方法、シーン別文例までを段階的に整理してご紹介します。ビジネスの現場ですぐに活かせる知識を中心に、初心者でも実践しやすい内容をまとめています。多くの事例とともに解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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営業メールの基本とメリット・デメリット

営業メールとは、商品やサービスを拡販するために、見込み顧客へ送信するメールのことです。新規顧客に初めてアプローチするメールや、商談アポイントを獲得するメール、自社商材を詳しく提案するメールなど、営業のシチュエーションにより送信する内容は異なります。

営業メールの主なメリットは、メールを受信した見込み顧客が、自分たちに都合の良いタイミングで開封し、中身を確認できることです。飛び込み営業など他の手法とは異なり、見込み顧客に時間的な負担がかからないため、多くの企業で営業メールが活用されています。

営業メールのメリット

営業メールの大きなメリットは、時間や場所を問わず大量に送信できることです。また、テンプレートを活用すれば、担当者が異なる場合でも一定のクオリティで顧客対応を進められます。履歴が残り続けることで、内容の振り返りや情報共有も容易になる点も見逃せません。

営業メールのデメリット

一方、メールが大量に届く相手にとっては、開封さえされないリスクが高まります。さらに、こちらの思いが十分に伝わらなければ、誤解を与えたりスパム認定を受けたりする恐れもあります。適切な時期や内容に配慮しなければ、営業活動そのもののイメージダウンに繋がる点には注意が必要です。

営業メールの一般的なマナー

営業メールを送るときは、送信する時間帯や文章の書き方など、一般的なマナーに気を付けましょう。配慮がないメールを送信すると、「非常識な企業だ」と思われてしまい、見込み顧客から敬遠される可能性があります。

下記のように、一般的なマナーを意識して送りましょう。

営業メールの成果を上げるコツ

続いて、営業メールの成果を上げるコツについて解説します。営業メールを作成・送信するときは、以下の5点を意識しましょう。

わかりやすく魅力的な件名をつける

営業メールは件名をいかにわかりやすく、魅力的につけられるかが、開封率を上げるカギとなります。メールの件名は「〇〇講座のご案内」などのように、受信した人がひと目でわかりやすい書き方にしましょう。

また、「○○の方限定」「○○の方必見」などのように、受信した人の興味関心を惹きつける要素を件名に組み込むのもオススメです。

なお、メールの開封率が上がる件名の書き方は、以下の記事でより詳しく解説しています。件名を書くときのポイントについて、もっと知りたいという方は、ぜひあわせてご覧ください。
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▶インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選！ メール例文も紹介

顧客にとって有益な情報を記載する

営業メールの本文にありがちな失敗として、「自社商材の紹介・説明だけに終始してしまい、顧客にとってのメリットを伝えられていないこと」が挙げられます。

営業メールの本文には、見込み顧客にとってメリットとなる事柄や、見込み顧客の役に立つ有益な情報を記載するよう心がけましょう。

「自社の商材は○○という理由で、貴社の課題を解決する役に立つ」など、顧客にとっての利点を伝えたほうが、興味を持ってもらえる可能性が高くなります。

相手がわからない情報は噛み砕いて説明する

営業メールを送るときは、相手の知識レベルや、一般常識などに配慮する意識も大切です。自社の商品・サービスをメールで紹介する際、社内では当たり前に使用している用語であっても、社外の相手には伝わらない可能性があります。

「この専門用語は社外の人が読んでも理解できる難易度か？」
「自社の商材をまったく知らない人が読んだときも、きちんと理解できるか？」こうした視点でメール本文を作成し、相手がわからない情報は噛み砕いて説明しましょう。

ネクストアクションを記載する

ネクストアクションとは、顧客に次に起こしてほしい行動のこと。営業メールを作成するときは、本文に「メールを読んだ人が次にどんな行動をとってほしいのか」をわかりやすく記載しておくことも重要です。

たとえば、サービスについて問い合わせをしてほしい場合、「ご質問がある場合は下記のURLからお気軽にご相談ください」などの文章を記載するとよいでしょう。

また、資料を期日までにダウンロードしてほしい場合は、「○月○日まで本資料を無料でダウンロードしていただけます。下記URLよりダウンロードし、貴社の○○にお役立てください」などの文章を書いておくと、顧客が行動しやすいでしょう。

メールを送信する時間帯や曜日に配慮する

営業メールを送るときは、メールを送信する時間帯や曜日にも配慮しましょう。企業の担当者へメールを送る場合は、相手の営業時間内に送るのがオススメです。

また真夜中や早朝など、一般的に迷惑となる時間帯にメールを送信するのは、やめておきましょう。メールを送信する時間帯や曜日は、過去に顧客からの反応が良かったタイミングにすると、開封率が上がります。

顧客からの反応が良い時間帯や曜日は、取り扱う商品やサービス、業界などによって大きく異なります。メール配信を重ねるなかで、顧客のデータを取り、傾向を分析していきましょう。

送信するだけで終わらず、更に効果を高めるための運用方法や継続的な改善手法をみていきましょう。

メールを送った後のフォローや検証をどのように行うかは、営業活動の成果を左右する大きな要因です。複数の要素を試し、最適化を図ることで、開封率や返信率をさらに向上させる可能性があります。次のポイントを実践し、成果を継続的に高めましょう。

営業メールの文例・テンプレート

ここからは営業メールの文例テンプレートを6つ紹介します。営業メールは「新規顧客へアプローチする」「アポイントをとりつける」など、シチュエーションにより内容が異なります。下記の文例を参考に、シチュエーションに適したメールを作成してみましょう。

営業メールに記載する主な項目

営業メールに記載する主な項目は、以下の通りです。

新規顧客への初回アプローチのメール文例

資料請求のお礼として送るメールの文例

商談アポイントをとりつけるメールの文例

既存顧客への営業メールの文例

商談のリマインドメールの文例

商談後にフォローアップするためのメール文例

営業メールの効果を高めるステップと運用

送信するだけで終わらず、更に効果を高めるための運用方法や継続的な改善手法をみていきましょう。

メールを送った後のフォローや検証をどのように行うかは、営業活動の成果を左右する大きな要因です。複数の要素を試し、最適化を図ることで、開封率や返信率をさらに向上させる可能性があります。次のポイントを実践し、成果を継続的に高めましょう。

A/Bテストで内容を比較

A/Bテストでは、件名や本文の一部を変えて複数のバージョンを同時に送信します。それぞれの開封率やクリック率を確認し、最も成果の高いパターンを優先的に採用していく手法です。継続的にテストを行うことで、メール内容の精度を高めることが可能になります。

フォローアップのタイミングを最適化

送信後すぐに返事が来ない場合でも、相手の都合を考慮しながらフォローメールを送るとうまく商談が進むケースがあります。ただし、頻繁に連絡し過ぎるとしつこい印象を与えるため、適切な間隔を意識することが大切です。過去の応答状況を分析し、その人に合ったペースでフォローを行いましょう。

送信時間の選定と開封率向上

ビジネスパーソンがメールを見る時間帯は週や業種によって異なるため、一律の正解はありません。休日明けや業務開始直後、昼休み前後など、複数の時間帯でテストを行い、効果を比べることが重要です。相手の行動パターンを推測し、最も反応が得られやすいタイミングを狙いましょう。

PDCAを用いた改善と効果検証

計画（Plan）、実行（Do）、検証（Check）、改善（Act）のPDCAサイクルを回すことで、営業メールの質は少しずつ向上します。たとえば何が成功に繋がったのか、あるいは失敗の原因は何なのかを振り返り、次に活かすことが大切です。継続的な改善の姿勢が、成果を最大化するカギとなります。

まとめ

営業メールの一般的なマナーや成果を上げるコツ、文例テンプレートなどを紹介しました。

営業メールには、見込み顧客が都合の良いタイミングで中身を確認できるメリットがあります。飛び込み営業など他の手法とは異なり、見込み顧客に時間的な負担がかからないため、多くの企業で営業メールが活用されています。

基本的なビジネスマナーを守り、相手にとっての利点を伝えて良い印象を与えられれば、営業メールを通して、多数の商談アポイントを獲得できるでしょう。

ただし、すべての企業が必ずしもメール営業に適しているわけではありません。業界や商材によっては、メールだけでなく電話でのアプローチも活用して営業活動を進めたほうが、成果が上がりやすいケースもあります。

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