インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選！ メール例文も紹介

オンラインツールを使って、見込み顧客へアプローチするインサイドセールスにおいて、メールは重要な営業手段です。メールの送り方や書き方次第で、インサイドセールスの成果が左右されると言っても過言ではありません。
 
本記事では「インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選」を紹介します。メールの例文や、開封率が上がる件名の書き方なども解説しますので、インサイドセールスのメールでお悩みの方はぜひご覧ください。

インサイドセールスでメールを送る理由・目的

インサイドセールスとは、メールや電話などのオンラインツールを使って見込み顧客へアプローチし、商談・成約へつなげる営業手法です。まずは、インサイドセールスでメールを送ることが重要な理由と、その目的を確認しておきましょう。

見込み顧客との関係性を維持・育成するため

インサイドセールスのメールには、「見込み顧客との関係性を維持する」「見込み顧客が自社の商品・サービスを成約するに至るまで、顧客関係を育成する」といった役割があります。
 
新規の見込み顧客（リード）を獲得できたとしても、関係性を維持するためのアプローチを何もしなければ、他社にとられてしまう可能性が高くなるでしょう。見込み顧客と定期的に接点をもち、競合他社へと流れてしまう事態を防ぐため、適切なタイミングでメールを送る必要があります。

見込み顧客を適切にフィールドセールスへ引き継ぐため

インサイドセールス部門がリードの獲得からアポイントまでを担当し、フィールドセールス部門が温度感の高いリードを引き継いで商談・成約するという流れで役割分担しているケースがあります。
 
その場合、インサイドセールスのメールには、「見込み顧客を適切なタイミングでフィールドセールスへ引き継ぐ」という重要な役割も課されていることになります。
 
見込み顧客からの返信の有無や、返信内容などをインサイドセールス部門がチェックし、成約の可能性が高いホットなリードであると判断した場合、すぐにフィールドセールスへ引き継ぐことが大切です。
 
適切なタイミングでフィールドセールスへ引き継ぎ、商談の機会をすみやかにつくることで、成約の可能性がより高くなります。メールで定期的に顧客と接点を持つことにより、リードの温度感を見極めやすくなるのです。

インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選

ここからは「インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選」を紹介します。すぐに実践できることばかりなので、ぜひ活用してください。

インサイドセールスが担当する範囲を定める 

まず、インサイドセールス部門が担当する業務範囲を明確に定めましょう。業務範囲が明確に定まっていると、メール営業でホットリードを獲得したあとのアクションがスムーズになります。
 
たとえばメールでホットリードを獲得し、商談のアポイントをとりつけたあとフィールドセールスへ送客する場合は、アポイントに至るまでにヒアリングした内容や、顧客の動向などをすみやかに引き継ぐ必要があります。
 
業務範囲が明確でないと、ホットリードを獲得したあとの動きが鈍くなり、顧客の購買意欲が下がってしまう可能性があるでしょう。インサイドセールスの業務範囲をきちんと定めて役割を明確化し、営業活動がスムーズに進められる体制を整えておくことが大切です。

メール営業におけるKPIを定める

メール営業におけるKPI（重要業績評価指標）を定め、定期的に結果を分析して、PDCAサイクルを回しましょう。具体的な目標数値を定めておき、その目標が達成された／達成されなかった要因を分析し、さらなる成果につなげていく姿勢が大切です。
 
インサイドセールスのメールでは、一般的に以下のようなKPIが設けられています。
 
・送信数と到達率（到達率＝受信BOX＋迷惑メールBOX）
・開封率
・メール内URLのクリック率
・メール添付資料などのタップ率・ダウンロード率
・メール経由の商談獲得数
 
到達率・開封率・クリック率などは、MA（マーケティング・オートメーション）ツールを導入することで詳しくみられるようになります。ツールを活用することで効果的なメールの文面・配信日時などが分かるようになるため、活用するのがおすすめです。

メールでの営業活動をツールに記録する

メールでの営業活動は、MA（マーケティング・オートメーション）などの営業支援ツールに必ず記録しておきましょう。
 
MAには営業活動を記録・分析し、顧客の傾向に合わせてメール配信を自動化するなどの機能があります。営業の進捗をMAに記録しておくことで、適切なタイミングで顧客へアプローチしやすくなるでしょう。

個人名のメールアドレスで送る

 メールを送付するとき、送信元のメールアドレスを会社名ではなく個人名にすると、メールの開封率が上がる可能性があります。
 
その主な理由は、会社名のアドレスから送られてくるメールに「一斉送信されている感」を覚える人が多いからです。「一斉送信のメールだから自分にはあまり関係のない内容だろうな」と感じ、多くの人が開封せずスルーしてしまうのです。
 
しかし、送信元が個人名（個人のメールアドレス）の場合は、一斉送信ではなく個別送信されているように見えます。そのため「自分に関係のある内容かもしれない」と感じ、メールをきちんと開封して内容を確かめる人が増えるのです。

件名・本文の二人称を個人名にする

 メールの件名や本文に記載する二人称を「○○様」と個人名にすると、内容を確認してもらいやすくなります。
 
「担当者様」のようにあいまいな書き方ではなく、「○○様」と具体的な個人名を記載し、個人宛に送っているように演出することで、「このメールは自分に関係がある情報が書かれているんだな」と顧客の関心を惹きつける効果があります。

 件名・本文は簡潔にわかりやすく書く

メールの件名・本文は簡潔にわかりやすく書きましょう。営業する側としては、アピールしたい事柄が多いので、文章をたくさん記載したくなるものですが、顧客からすると長いメールはそれだけで「わかりづらい…」「読むのが面倒だな」と感じてしまいます。
 
件名は20文字前後に収め、前半に開封すべき理由を盛り込んで、顧客の興味を惹きつけましょう。
 
本文はパッと見て「読みやすそうだ」と感じてもらえるよう適度に改行し、空行をはさんだり箇条書きを使ったりして、視覚的・心理的に読む難易度を下げる工夫が必要です。図解や写真などの画像を適宜挿入するのもよいでしょう。

見込み顧客にとって有益な情報を書く

インサイドセールスのメールをつくるときは、営業する側が伝えたい内容を書くのではなく、「見込み顧客にとって有益な情報を書く」という意識をもつことが大切です。
 
・見込み顧客が抱えている課題を解決できる
・見込み顧客が感じている不安・疑問を解消できる
 
こういった情報を提供できるよう意識し、見込み顧客にとって有益なメールを送ることで、メールの開封率や返信率は向上しやすくなります。見込み顧客にメリットのある情報を提供するため、日頃からヒアリングを重点的に行ないましょう。

伝える魅力は具体化する

 
メールで自社の商品・サービスについて書くときは、伝える魅力をなるべく具体化しましょう。数字などを用いて魅力を具体化すると、顧客にとってのメリットがよりわかりやすくなります。
 
たとえば「今アポイントをいただくとお得になります」などのように、ぼんやりとした書き方をすると、何がどのくらいお得になるのか、あまりイメージできません。
 
しかし、「2週間以内にご契約いただいた方限定で、○商品名○が90％OFFになります」と詳細に記載すると、魅力が具体化され、より惹きつけられる内容になります。

必要な情報が1通ですべてわかるようにする

 
インサイドセールスでメールを送るときは、必要な情報が1通ですべてわかるようにしましょう。情報不足なメールは、見込み顧客にも営業する側にもメリットがありません。
 
「メールを読んだ顧客にどうなってほしいのか？」「そのために次は何をしてほしいのか？」をしっかりと考えたうえで、必要な情報がすべて記載されていて、顧客が次のアクションをとりやすいメールを作成しましょう。

また、返信がほしい場合「どのように返信をすればよいか」まで指定すると、顧客が返信しやすくなります。以下のように返信用のテンプレートを記載するとよいでしょう。
 
▼返信用テンプレートの例
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以下のテンプレートを使用して、 ご都合の良い打ち合わせ候補日を返信いただけますと幸いです。 
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お打ち合わせ候補日 
  
候補１．●月●日　　〇：〇～　〇：〇 
候補２．●月●日　　〇：〇～　〇：〇 
候補３．●月●日　　〇：〇～　〇：〇 
 
※対象期間：●月●日(●)～●日(●) 
※対応可能時間：10:00～18:00（※12:00～13:00を除く） 
※開始時刻：00分開始のみ（例 10:00～／13:00～） 
※お打ち合わせは30分～60分の予定  
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反応の良かった曜日や時間帯に送付する

メールを送るタイミングは、過去に反応が良かった曜日・時間帯にするのがおすすめです。開封率が高い曜日・時間帯は、扱うサービス、業界などによってまったく異なります。ネット上に正解はありませんので、配信を重ねる中で顧客の傾向を分析していきましょう。

インサイドセールスで使えるメール例文・テンプレート

続いて、インサイドセールスで使えるメール例文を3パターン紹介します。インサイドセールスのメールは、以下の構成に沿って書くのが一般的です。

 
情報提供（初回アプローチ）のメール例文・テンプレート

資料請求のお礼として送るメール例文・テンプレート

商談アポイントをとりつけるためのメール例文・テンプレート

メールの開封率が上がる件名の書き方

最後に、メールの開封率が上がる件名の書き方を6パターン紹介します。以下のテクニックを意識して件名を書くと、顧客の興味関心を惹きつけやすくなるでしょう。

セグメントをかける

セグメントは、直訳すると「区分・部分」という意味です。つまり「メールにセグメントをかける＝送るターゲットを限定する」といった意味合いになります。
 
インサイドセールスのメールを作成するとき、ターゲットを限定したような件名にすると、自分事として捉えてもらいやすくなるため、開封率アップにつながります。
 
▼セグメントをかけた件名の例
・【○○をご利用中の企業限定】△△をお送りします
・【ひとり人事の方必見！】

エリアに関する言葉を入れる

「○○駅」「○○県」などのエリアに関する言葉が入っていると、顧客の目を惹きつけやすくなります。自分に該当するエリアが件名に書かれていることで、「自分に関係のある情報かもしれない」と感じてもらいやすくなるためです。
 
▼エリアに関する言葉を入れた件名の例 
・【○○駅・△△駅 掲出！】駅内広告でより△△に期待できます
・【○○県で利用者急増中】△△のお知らせ

件名に「役職名」を入れる

普段やりとりしている営業担当者ではなく、上の立場に就いている人からメールを送っているように演出すると、開封率向上につながる傾向があります。
 
▼「役職名」を入れた件名の例 
・○○エリア責任者より、弊社サービスに関するアンケートのお願い
・○○部責任者より、新商品リリースのご案内

時期・期限に関する言葉を入れる

時期や期限に関する言葉を入れると、メールを受け取った顧客に「緊急性の高い連絡だ」と捉えてもらいやすくなるため、開封率アップにつながります。
 
▼時期・期限に関する言葉を入れた件名の例 
・【○月限定！】キャンペーンでお得に△△を解決
・【締め切り目前！】お得に△△しませんか？

「品切れ効果」のある言葉を入れる

品切れ効果とは、「過去に品切れになったことがあるほど人気の商品・サービスが復活した」などのように、人気コンテンツであると伝えることによって、注目が集まりやすくなる現象を指します。
 
件名に品切れ効果のある言葉を入れると、「大勢の人々が評価した良い商品・サービスなんだな」という印象になり、メールを開封してもらいやすくなるのです。
 
▼「品切れ効果」のある言葉を入れた件名の例
 ・【セミナー追加開催決定！】○○成功のカギは「△△」
・【100個限定】売り切れ中だった○○が復活！

「御礼」「非公開○○」など目を引く言葉を入れる

普段あまり目する機会がない言葉や、特別感のある言葉を件名に入れると、受信者の興味関心を惹きつけやすくなります。
 
▼目を引く言葉を入れた件名の例 
・【非公開○○】△△を特別にご案内します
・【御礼】長年のご愛顧に感謝して特別プランをご案内

まとめ

「インサイドセールスのメールで成果を出すコツ10選」ほか、メールの例文、開封率が上がる件名の書き方などを紹介しました。
 
件名や本文の書き方、送付するタイミングなどを試行錯誤して分析し、PDCAサイクルを回し続けることで、より効果的なインサイドセールスが可能となります。本記事で紹介したコツをぜひ実践してみてください。

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