新規顧客だけではなく、既存顧客からの追加受注や問題解決のための打ち合わせなど、さまざまな場面で必要となります。

アポが取れるかどうかで、その後の提案や売り上げの可能性が大きく変わるため、目標達成をしている営業担当者はアポ取りを大切にしていること多いです。

なお、電話やメールなどの方法を選択する際には、それぞれの利点や相手の状況を考慮し、効果的に活用することが求められます。

アポ取りが必要な理由

アポ取りは、見込み顧客や既存顧客に対して直接提案の機会を得るためのステップです。対面やオンラインの商談を設定することで、相手のニーズを深掘りしながら具体的な提案や商品説明を行えます。

また、事前に相手の関心ポイントや課題を把握しておくことで、商談の成功率が上がるのも大きなメリットです。結果的に、効率的な営業活動を実現し、継続的な関係構築や受注につなげる役割を担うのがアポ取りといえます。

多くの企業で新規顧客のアポ取りが必要になる

最近ではサービスのコモディティ化が進み、Web経由の集客が上手くいかないことも多くなっています。情報発信者が増えた影響で内製で進めるハードルも低くなっており、特にSMB企業の顧客は、サービスの導入か内製化かを悩み、内製化を選ばれることも多いように見受けられます。

内製化する顧客が増えることに加え、業界トップ企業がSMB企業を新規で狙い始める動きも、様々な業界で見受けられます。そうなると、業界トップ企業以外は、内製化の波と業界トップ企業との顧客の取り合いとなり、売上に影響が出ている企業も多いのではないでしょうか。

新規獲得は早い者勝ちの世界なので、いかに早く顧客接点を持てるか、ナーチャリングをできるのかが重要です。

大手ですら新規の顧客開拓を始めている今こそ、新規獲得を進めなければ売上目標の達成は非常に難しい状況と言えるでしょう。

アポ取りの主な手法

ここでは、代表的なアポ取りの手法として電話とメールを紹介します。

アポ取りを行ううえで最も一般的な手段のひとつが電話です。相手とリアルタイムでやり取りを行える一方、通話時間や相手の都合を考慮する必要があります。

一方でメールは、相手が空いた時間に内容を確認でき、送る側も整理した情報を正確に伝えやすい方法です。それぞれの特性を理解し、見込み度合いの高い相手には電話を、まずは要件を簡潔に伝えたい場合にはメールを活用するなど、状況に応じた使い分けがポイントとなります。

電話

電話でのアポ取りは、相手の声のトーンや反応を直接把握できるのが大きな利点です。話題を深めたり疑問に答えたりすることで、瞬時に関係を築ける可能性もあります。ただし、相手の業務中に電話をかけることになるため、時間帯の配慮や要件の端的な伝え方が重要です。

メール

メールは、相手が忙しい時間帯でもゆっくり内容を確認できるため、負担を与えにくい手段です。文章で要点を整理しやすく、複数の候補日や提案内容を明確に提示するのに適しています。ただし、返信を待つ間にタイムラグが生まれやすいため、フォローアップのタイミングを逃さないことが大切です。

電話でアポ取りするときの流れ

電話で営業のアポ取りを成功させるには、準備から最終的な記録までの流れをきちんと踏まえることが大切です。

事前に相手先の情報を徹底的に調べておけば、通話中に尋ねられた際にもスムーズに回答でき、相手に信頼感を与えられます。さらに、電話を終えたらすぐに内容を記録することで、次のステップにつなげやすくなります。

顧客の調査など事前準備を行なう

相手となる企業や担当者について、可能な限り情報を集めておくことが重要です。WebサイトやSNSで最新の動向や担当者の役職・業務範囲をおさえると、電話でのトーク内容を的確に組み立てられます。

準備不足が相手に伝わると信用を損なう可能性があるため、営業のアポ取りを行う前には時間をかけて下調べをするようにしましょう。

最初に社名と名前を伝えて挨拶する

電話をかけたら、まずは焦らずに自社名と自分の名前をはっきりと名乗り、挨拶を行います。初対面の相手に対して落ち着いた滑舌で話すことで、ビジネスの場にふさわしい信頼感を演出できます。第一印象は短い時間で決まるため、穏やかなトーンでの挨拶を心がけると良いでしょう。

用件を簡潔に伝える

用件をダラダラと伝えると相手の時間を奪ってしまうため、要点をコンパクトにまとめることが大切です。端的なキーワードを中心に、どのような提案をしたいのかを短いフレーズで伝えると、相手は話の目的をすぐに理解できます。

また、詳細はアポイント後に話す旨を伝えると、相手の負担を軽減でき、話に興味を抱いてもらいやすくなります。

アポの日程を調整する

相手の都合に極力合わせることが信頼構築の第一歩です。候補日程をあらかじめ複数用意し、相手が選びやすい形式で提案するとスムーズになります。その際、話の時間がどのくらい必要かを伝えると、相手もスケジュールを立てやすくなるでしょう。

お礼を述べてクロージングする

日程を調整し終えたら、相手に感謝の気持ちを必ず伝えましょう。電話の締めくくりでは手短にお礼を述べ、その場が終了したことを明確に示すことが大切です。礼儀正しい対応を心掛けることで、今後の商談やフォローアップをよりスムーズに進められます。

電話で話した内容を記録しておく

通話後は時間を空けずに内容の記録を残しておきましょう。メモを取ることで、どのような流れで話が進んだか、相手の興味や反応などを振り返ることができます。後にPDCAサイクルを回して営業手法をブラッシュアップする際にも、正確な記録が活きてきます。

電話でアポ取りするときのコツ

電話によるアポ取りを成功させるために気を付けたいポイントを紹介します。

電話営業は対面以上に制限があるため、相手の立場や都合に配慮しながら効率的にアポ取りを進める工夫が必要です。特に話し方や声のトーン、要件の伝え方など、相手が不快に感じないコミュニケーションが求められます。以下のコツを押さえておくと、スクリプトに頼りすぎず柔軟に相手へ対応できるようになります。

営業履歴を調べて架電リストを作る

闇雲に電話をかけても成果は上がりにくいため、過去に自社の製品やサービスに興味を示したことがある先、あるいは過去の問い合わせ履歴などをもとに優先順位をつけたリストを用意すると効果的です。興味度の高い見込み顧客を中心にアポ取りを行うことで、成功率が格段に高まります。

先方の迷惑にならない時間帯に電話する

相手の企業や担当者が忙しい時間帯を避けるのは大前提です。昼休み直前や終業間際など、突発的な用事が入りやすい時間帯は避けるほうが無難です。相手の事情に配慮する姿勢は、信頼関係の構築にもつながります。

需要を確認する質問やポイントを考えておく

電話中に相手が自社の商材に関心を持っているかどうかを探る質問を織り交ぜると、無理のない提案が可能になります。たとえば、現状の課題や今後の計画について尋ねることで、興味やニーズを見極められるようになります。あらかじめ質問を考えておくことで、スムーズに会話をリードできるでしょう。

印象の良い話し方を心がける

声のトーンやスピード、適切な言葉遣いは、電話営業において非常に重要です。落ち着きのある声で話すと、相手に安心感を与えられます。また、相手に対してポジティブな表現を使うことで、商談に前向きなイメージを持ってもらいやすくなります。

電話した目的を冒頭で簡潔に述べる

相手にとって自分が誰で、なぜ電話をかけているのかを早めに理解してもらうことで、不要な疑問や不信感を招くリスクを減らせます。要点を明確にしつつ、相手が最後まで話を聞くメリットがあることをさりげなく伝えることがポイントです。

商材を簡潔に説明できるよう準備する

アポ取得の段階で詳しすぎる説明は不要ですが、それでも相手が具体的なイメージを得られる程度の情報はまとめておく必要があります。特に電話口では短い時間で説明しなければならないため、専門用語を可能な限り省き分かりやすい言葉で伝えることを意識しましょう。

商談にかかる時間を必ず伝える

商談の所要時間が不明確だと、相手はスケジュールを立てにくくなります。アポを取る際に「30分ほどで説明できます」などの目安を伝えることで、相手にとって比較的ハードルが低くなり、提案を前向きに検討してもらえる可能性が高まります。

アポイントが取れた日時を復唱する

日時・場所の認識違いを防ぐには、最後にもう一度確認を行うことが重要です。復唱することで「あれ、そういえば...」と相手が思い出すことや、抜け漏れを防げます。ちょっとした手間を惜しまないことで、ミスを大幅に減らすことができます。

断られた際のリカバリー方法

アポ取りの電話で断られることは珍しくありませんが、すぐに諦める必要はありません。後日改めて連絡の機会を伺う、他の商材を提案するなど、相手の状況を聞き出しながら代替案を準備しておきましょう。断られた後のフォローの早さや丁寧さが、将来の成功につながるケースも多いです。

メールでアポ取りするときの流れ

メールによるアポ取りの流れを把握し、スムーズに進めるための手順を確認します。

電話と異なり、メールはいつでも送付可能という利点がありますが、レスポンスが遅れたり見落とされるリスクもあります。手順を明確にし、送った内容の確認や追加フォローを適切なタイミングで行うことが重要です。また、一通のメールの中で必要な情報を過不足なく伝えられるよう、書き方を最適化する工夫が必要となります。

顧客の調査など事前準備を行なう

電話同様、相手の企業や担当者の情報収集を行うことで、より説得力のあるメール文面を作成できます。担当者の立場や関心事を意識した内容にすることで、開封率や返信率を引き上げられます。

件名をつくる

メールは件名で開封されるか判断されることが多いため、内容を簡潔に要約した件名を設定すると顧客側も理解しやすくなります。「ご挨拶」といった抽象的なものよりも、「製品Xのご提案に関するご相談」など具体的に書くことで開封されやすくなるでしょう。

本文をつくる

本文には、自己紹介や提案したい内容、アポ候補日などを明確に記載します。最初に結論や要件を示すことで、読み手が短時間で要点を把握できるようにするのがポイントです。長文になりすぎないように、要点を箇条書きなどでまとめると見やすくなります。

メール送信後、フォローコールをかける

メールだけでアポ取得が難しい場合や、返信が見込めない場合は、数日後に電話でフォローアップを行うと効果的です。「お忙しいところ恐れ入りますが、メールに気づいていただけましたでしょうか」とひと言確認することで、相手の反応を直接確認できます。

メールでアポ取りするときのコツ

メールは相手の時間を取りにくい一方で、相手が後回しにしやすいという特徴もあります。そのため、印象的かつ具体的な件名や簡潔な本文構成など、受信者がすぐに内容を把握できる形を意識することが不可欠です。

また、アポを取りやすくするために、相手に負担をかけない配慮や工夫を凝らすことが成功の近道となるでしょう。

件名に用件を記載する

本文の内容を要約した件名にすることで、相手はメールの目的を瞬時に理解できます。重要度や緊急度を示す語句を適切に加えると、受信トレイの中でも埋もれにくくなります。

本文の冒頭でメールした目的を簡潔に述べる

文章が長いと要点が埋もれてしまいます。メール冒頭で「本メールの目的は○○のご提案です」というように短く明示することで、読み手は内容を素早く把握できます。相手にとってメリットのある情報を優先的に提示することが大切です。

アポの候補日時を複数提案する

ひとつの日時だけ指定してしまうと、相手のスケジュールと合わずにやり取りが長引くことが多いです。あらかじめ2～3の候補日を提示しておくと、相手は選びやすく返信もしやすくなります。

先方が返信にかける時間を省く

押し付けがましくならない範囲で、候補の日時や提案内容を明確に書き出し、空いている日を選択して返送いただければOKといった形式にしておくと、相手の心理的ハードルを下げられます。相手がどう返信すればよいかがはっきりしているほど、やり取りがスムーズに運びます。

アポ取りと進行状況管理の効率化

ターゲットリスト作成と活用

ターゲットリストを作成する際は、業種や役職、過去の問い合わせ履歴など、見込み度合いを総合的に評価し優先順位をつけることが重要です。

さらに、リストを定期的に更新し、新規顧客や既存顧客の状況変化に応じて内容を見直すことで、常に精度高くアポ取りを行えます。リストを活かすには、ただ作成するだけではなく、積極的に顧客属性を洗い出し、最適な手法・タイミングでアプローチすることが大切です。

CRMやSFAツールによる進行状況の管理

アポ取りの情報は、担当者ごとにバラバラに管理していると、漏れやダブりが発生しやすくなります。

CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）を使えば、誰がいつアプローチしたのか、相手の反応はどうだったのかなどを一覧で確認でき、チーム間の連携もスムーズになります。記録されたデータをもとに改善点を見つけ、PDCAサイクルを回すことで、再現性の高い営業手法を確立することが可能です。

注意すべきマナーと失敗を防ぐコツ

最後に、失礼のない対応とミスの回避に役立つポイントを確認します。

アポ取りには相手の時間や状況への配慮が不可欠であり、電話でもメールでもビジネスマナーを意識することが重要です。電話なら声のトーンと挨拶、メールなら適切な書式や丁寧な言い回しが求められます。

また、日時の間違いやメールアドレスの入力ミスなど、基本的な確認を怠らないことも大切です。どんなに良い提案であっても、細かなミスで信用を損ねてしまっては本来の商談につながりにくくなります。

まとめ

営業のアポ取りの方法、重要性を解説しました。

新規開拓のためには、いかに早く効率的にアクションできるかが重要となります。この記事で少しでも新規獲得の重要性や、新規開拓のハードルが下がれば幸いです。

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