【2025年】手紙営業とは？効果を上げるためのコツを紹介

ビジネスコミュニケーションがデジタル化する中、手紙営業は古典的な手法でありながら、新規開拓営業にも活用できる営業手法として再評価されています。手紙営業は、特に個別の顧客との関係を深めるのに有効なマーケティング方法です。人間味や温かみを感じさせる手紙は、メールやSNSメッセージにはない独自の魅力を持ち、受け取った相手に特別な印象を与えます。

手紙営業の基本概念と魅力を理解することで、ビジネスに特別な価値を提供する手段として活用できます。具体的なメリットや効果的な書き方も学ぶと、実際の営業活動に応用しやすくなります。

手紙営業で期待できる４つのメリット

手紙営業は、デジタルマーケティングが主流の現代においても、その独自の魅力があります。特に、ターゲットに対して特別感を与えることができる点が大きな利点です。

以下では、手紙営業を導入することで期待できる四つの具体的なメリットについて詳しく解説します。これにより、手紙営業がどのようにビジネスに貢献できるかが分かります。

①開封率の高さ

手紙営業は他のマーケティング手法と比較して開封率が非常に高いです。手紙はメールや広告に比べて目立ちやすく、受け取る側にとって特別感があります。受取人は手紙を開封する可能性が高まり、その結果、手紙営業が他の手法に比べて高い効果を発揮します。

実際に、大手企業が行った調査によると、手紙による営業の開封率は80%以上に達したというデータがあります。これは、通常のメールマーケティングの開封率が20%前後であることと比較して、非常に高い数字です。手紙営業を利用することで、高い開封率を実現し、受け手に興味を持たせることができます。

②特別感と記憶への残りやすさ

手紙を使った営業は、受け取った相手に特別な感情を抱かせます。パーソナライズされた手紙は、普段のデジタルコミュニケーションとは異なるため、相手に対する特別感が生まれます。

例えば、企業からの手書きの感謝状や特別な案内を受け取ると、その企業に対する印象が良くなり、長く記憶に残りやすくなります。特別感を与えることで、ブランドの印象を強化し、記憶に残る効果を持たせることができます。

③決裁者への到達率

手紙営業は決裁者へ直接到達しやすい手法です。手紙は他のコミュニケーション手段と比較して、封筒に入っているため、中身が何か知りたいという心理が働きます。そのため、決裁者がこの手紙を開封する確率が高くなります。

例えば、大手企業でのメールはスパムと判断されやすく、電話は秘書で止められることがありますが、手紙であれば決裁者の手元に届きやすいです。決裁者へのアプローチを成功させるためには、手紙営業が有効です。

④商品・サービスの魅力伝達力

手紙営業は商品やサービスの魅力を効果的に伝える手段です。手紙は直接的に読み手に届き、文章による丁寧な説明が可能であるため、商品の特長や利点を細かく伝えることができます。

特に、新製品の特長を詳しく説明するパンフレットやシミュレーションの結果を同封すれば、受け取り手はその魅力をしっかりと理解できるでしょう。また、手紙営業で商品やサービスの魅力をしっかり伝えることで、購買意欲を高めることが可能です。

手紙営業を成功に導くための書き方のコツ

手紙営業を通じて確実な成果を上げるためには、単に手紙を送るだけでは不十分です。相手にとって魅力的で、説得力のある内容を書くことが成功の鍵となります。

ここでは、手紙営業の成功を導くための具体的な書き方のコツについて、いくつかのポイントに分けて詳しく解説します。これらのコツを抑えることで、手紙の効果を最大限に引き出すことができます。

件名

件名は手紙の第一印象を決定する重要な要素です。読者が手紙を開封するかどうかを決める鍵は、まず件名にあります。仮に「新製品のお知らせ」と書かれた件名だと、受け手にとってあまり魅力的に感じられないかもしれません。

それよりも、「【特別なご案内】新製品のご紹介！」といった、特別感や緊急性を持たせた件名の方が、受け手の注意を引きやすいです。受け手の関心を引く件名を工夫し、手紙の開封率を高めましょう。

時候の挨拶

時候の挨拶は手紙営業の最初のステップとして重要です。手紙の初めに季節や天候に触れることで、読み手との共感を築きやすくなります。また、時候の挨拶は手紙全体のトーンを和らげ、読み手に対して丁寧な印象を与えます。例えば、「春の訪れを感じる今日この頃、皆様におかれましてはお元気でお過ごしでしょうか」といった挨拶文は、季節感を感じさせるとともに、相手の健康を気遣う言葉です。

適切な時候の挨拶を用いることで、手紙の導入部分を効果的に仕上げ、相手に好印象を与えられます。時候の挨拶を使用することで、手紙を受け取った方に丁寧さや特別感を感じてもらうことができます。例えば、秋の時期には「紅葉が美しく色づく季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか」といった挨拶文は、自然への関心を共有し、相手に親近感を与える効果があります。

時候の挨拶は、手紙営業において重要な要素です。季節に合わせた挨拶文を使用することで、相手に対して気遣いや感謝の気持ちを伝えることができ、手紙全体の印象を向上させることができます。これにより、手紙営業の成功率を高めることができるでしょう。

導入文

導入文は、手紙営業において第一印象を決める重要な要素です。読者は最初の数行で手紙の内容に興味を持つかどうかを判断するためです。適切に導入文を構成すれば、その後の文章を読み進めてもらう確率が高まります。

例えば、「●●様のご担当業務にお役立ていただける情報をお届けいたします」など、相手の関心を引く内容で始めると良いです。手紙の導入文を工夫して、読者の興味を引き付けましょう。

読み手への共感

読み手への共感を示すことは、手紙営業で成功するための重要な要素です。共感を示すことで、読み手は自分のことを理解してくれていると感じ、信頼感や親近感を持ちます。これにより、手紙の内容に対する関心が高まり、行動を起こす可能性が高まります。

例えば、読み手の業界特有の課題やニーズに言及し、それに対する解決策を提案する内容にすると共感を得やすいです。「貴社の〇〇業界は昨今の〇〇問題でお困りかと思いますが、弊社の〇〇サービスがその解決に寄与できると考えています」といった具体的な言葉を使いましょう。

読み手への共感を示すことで、関心と信頼を引き出し、手紙営業の効果を最大化しましょう。

文章の分かりやすさ

文章は読み手にとって分かりやすく理解しやすいものである必要があります。分かりにくい文章は読み手にストレスを与え、手紙の内容を正しく伝えることが難しくなります。これは営業効果を減少させる要因となります。

例えば、専門用語や難解な表現を多用するのではなく、簡潔で平易な言葉を使い、短い文章で要点を伝えることが重要です。また、段落を適切に分けることで、読み手がスムーズに内容を追いやすくなります。分かりやすい文章を心がけることで、読み手に対してストレスを与えずに、手紙の内容を効果的に伝えましょう。

行動喚起

手紙営業では、最終的に読み手に具体的な行動を取ってもらうために、明確な行動喚起を含めることが重要です。理由は、読み手が次にどうすればよいかを理解しやすくすることで、手紙の目的を達成しやすくなるからです。行動喚起がないと、受け取り手が何をすべきか迷ってしまう可能性があります。

例えば、「ぜひ一度ご連絡ください」、「このリンクから詳しい情報をご覧ください」、「今すぐ無料のカタログをご請求ください」など、具体的な行動を促す文言を使用します。要は、読み手に次に何をすべきかを明確に伝えるために、行動喚起の文言を手紙に含めることが成功の鍵です。

結びの言葉

手紙営業の最後にお届けする結びの言葉は、全体の印象を大きく左右する重要な要素です。なぜなら、最後に良い印象を与えることで、お客様との信頼関係を築く第一歩となるからです。結びの言葉が丁寧であればあるほど、感謝や誠実さが自然に伝わりやすくなります。

例えば、「お忙しいところ最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」といった表現を使うことで、感謝の気持ちと共に相手の行動を促すことができます。このように、具体的なお願いを添えることで、お客様が次のステップを踏みやすくなるだけでなく、ポジティブな印象を残すことができます。

手紙営業において結びの言葉は、手紙全体の締めくくりとして重要な役割を果たします。しっかりとした結びの言葉を用意することで、相手に対する敬意や感謝を示し、手紙全体の印象を良くすることを意識しましょう。

手紙営業の効果を高める6つのポイント

手紙営業は、その特別な効力を活かして多くのビジネスシーンで成功を収める手法です。しかし、その効果を最大限に引き出すためにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、手紙営業の効果を高めるための7つの具体的なポイントについて解説します。

これから紹介する7つのポイントを踏まえて、手紙営業を実施することで、その効果を最大限に高めることができます。一つ一つのポイントをしっかりと理解し、実践に活かしてください。

①ターゲットを明確にする

ターゲットを明確に設定することが、手紙営業の成功の鍵です。手紙営業では、誰に向けて書いているのか明確にすることで、読み手に対して個別のアプローチが可能になります。これはメールマーケティングのような一般的な手法では困難な場合が多いため、手紙特有の強みといえます。このアプローチにより、読み手の関心を引く確率が高まります。

例えば、B2Bの手紙営業では、特定の業界の企業や担当者に焦点を当てることが非常に効果的です。対象となる企業の課題やニーズを事前に調査し、それに応じた内容を手紙に盛り込むことが重要です。このように準備をしっかり行うことで、受け手にとって価値のある内容となり、結果として返答率や成約率が向上します。

また、ターゲットの設定は手紙の内容だけでなく、その後のフォローアップにも大きく影響します。適切にターゲティングされた手紙は、フォローアップの電話やメールで再度確認した際にも話がスムーズに進み、より良好なコミュニケーションが可能となるのです。ターゲットが明確であれば、後々の追跡調査やアフターフォローも効率的になるため、全体的な営業活動の成果が向上します。

ターゲットを絞ることで、手紙の内容に説得力が増し、読み手の心を動かすことができます。そのため、手紙営業を成功させるためには、まずはターゲットの選定からしっかりと行い、それに基づいて内容をカスタマイズしていくことが大切です。

②手書きにする

手紙営業において手書きは非常に効果的です。手書きの手紙は受け取り手に温かみと誠意を感じさせます。印刷されたものとは違い、個別に対応しているという印象を強く与えることができます。例えば、同じ内容の手紙でも手書きで作成されたものは受け取り手が読みやすく、しっかりと目を通す傾向があります。

また、特に重要な取引先への手紙は手書きにすることで、更に丁寧な対応を示すことができます。 ただし、手書きの準備や作成には時間がかかるため、スケジュールをしっかり管理することも大切です。送付時期や他の作業との兼ね合いを考慮しながら、必要な手間を惜しまないようにしましょう。

③質の高い便箋を使う

便箋の選び方は手紙の印象を大きく左右します。手紙の外観は第一印象として非常に重要であり、読み手が手紙をどのように感じるかに直結するからです。

例えば、ビジネス用の手紙においては、質の高い紙を使用することで、会社の格を上げることができます。また、デザイン性のある便箋を使用することで、より一層の特別感を演出できます。適切な便箋を選んで、手紙の印象を良くすることが大切です。

④特別な切手を使う

適切な切手の選び方によって、手紙全体の印象が大きく変わります。切手は手紙の最初に目に入る要素であり、ユニークなデザインや季節感のある切手を使用することで、受け取り手に特別な印象を与えられます。

例えば、春には桜のモチーフの切手、夏には涼しげな風鈴の切手、秋には紅葉の切手、冬には雪景色の切手を選ぶことで、季節感あふれる手紙になります。また、企業ロゴ入りのオリジナル切手を使用することで、自社の独自性をアピールしやすくなり、記憶に残りやすい手紙となります。

適切な切手を選ぶことで、手紙全体の完成度が高まり、受け取り手の関心を引くことができます。手紙営業において、これらの工夫は小さいながらも大きな効果をもたらし、相手にしっかりと自社のメッセージが伝わる手紙を送ることができるでしょう。

⑤個別QRコード

個別QRコードを使うことで、手紙を受け取った個々の受け取り手が特定でき、よりパーソナライズされた内容でコンタクトが取れます。また、QRコードは簡単にスキャンして情報にアクセスできるため、受け取り手のアクションを促すことができます
。
受け手がQRコードを読み取ると、その人専用の特別オファーや詳細な情報にアクセスできるような仕組みを作ることもできますし、受け手は自身が特別な扱いを受けていると感じ、興味を持ちやすくなります。

⑥フォローコール

フォローコールを行うことで、手紙では伝えきれなかった情報や受け手の疑問に対処し、受注確率を高めることができます。手紙が届いたか、理解されたかを確認して直接フィードバックを得ることができるからです。

例えば、手紙を送ってから3〜5日後に「お手紙をお送りした○○株式会社の△△でございます。お手紙をご覧になりましたでしょうか？」と確認の電話をすることで、相手に手紙を思い出させ、次のステップへ誘導することで、コミュニケーションの円滑化と商談機会の創出に繋がります。

また、フォローコールは社内リソースだけでなく、営業代行を活用することで効率的に行うことも可能です。時間や人手が不足している場合は、外部リソースを活用しながらスムーズにフォローを進めることで、成約率向上につなげることができます。

状況・ターゲット別の手紙の使い方

手紙営業を行う際は、新規顧客開拓、既存顧客へのアプローチ、展示会来場者へのフォローなど、それぞれの状況に応じた適切なアプローチが求められます。その中でも、手紙は手間もかかる特別なアプローチとして見られることが多いです。

新規顧客開拓

新規顧客開拓（新規開拓）や新規営業において手紙営業は非常に効果的です。特にデジタルメディアが主流となる現代において、手紙は他の広告手法と比較して特別感を持つため、受け取った人の記憶に残りやすいという特徴があります。例えば、特定の地域や業界に向けたキャンペーンを行う際に、その地域や業界に特化した内容の手紙を送ることで、受け取った相手はその特別感を感じ取り、より強い印象を持つでしょう。

また、新規顧客を効果的に開拓するためには、ターゲットに合わせた内容とデザインの手紙を用意することが重要です。このため、手紙の中で自社商品やサービスの強みを分かりやすく伝えることや、相手のニーズや要望に応じた提案を盛り込むことで、読み手に対して強いインパクトを与えることができます。

特に手書きの手紙であれば、相手は自分だけのために書かれた特別なメッセージと感じるため、さらに記憶に残りやすくなります。加えて、手紙の開封率が電子メールやデジタル広告よりも高いことから、企業にとってはより高いリーチ率が期待できます。

このように、新規顧客の新規開拓において、手紙営業は非常に有効な手段となりますので、戦略的に活用することで他社との差別化を図り、より効果的なマーケティング活動を展開することが可能です。

既存顧客向け

既存顧客向けの手紙営業では、信頼関係をさらに深めることが重要です。既存顧客とはすでに一定の関係性が築かれているため、手紙を通じてその関係を強化し、リピーターとしての価値を高めることができます。例えば、新商品の案内やサービスの更新情報を手紙で伝える際に、個別に感謝の言葉や顧客にとって特別なオファーを含めることが効果的です。また、手書きの一言メッセージやカスタマイズされた情報を加えると、顧客は自分が重視されていると感じることができます。

手紙営業は、デジタル時代の中で一層価値があります。手紙は物理的な形で送られるため、電子メールと比べて開封率が高い傾向にあります。手紙一枚に込められた特別感が、既存顧客との信頼関係を確実に深めるのです。さらに、手紙は受け取った人の記憶に残りやすく、特別な感情を引き起こす可能性があります。それは、特に商品やサービスの理解を深めてもらいたい場合に有効でしょう。

手紙の内容には、製品やサービスのアップデート情報に加えて、顧客に向けた特別なオファーや感謝の言葉を盛り込むと良いでしょう。例えば、新商品の試供品を無料で提供する案内や、次回購入時の割引券など、具体的なメリットを示すことが重要です。このように、手紙を通じて顧客が自身にとって特別な対応を受けていると感じられるよう工夫しましょう。

手書きの一言メッセージも大変効果的です。例えば、「先日はご購入いただき誠にありがとうございました。その後の使用感はいかがでしょうか？今後ともよろしくお願いいたします。」といった短い言葉でも、手書きで書かれることで顧客に対する誠意が一層伝わります。

このように、手紙営業を通じて既存顧客のロイヤルティを高め、長期的な取引を確保することができます。手紙営業は、一度築いた信頼関係をさらに強固にするための重要なツールとなりますので、工夫を重ねながら積極的に取り入れていきましょう。

展示会来場者向け

展示会来場者には、イベントで得た新しいコンタクトに対してフォローアップの手紙営業を行うことが重要です。展示会では数多くの企業と接触するため、フォローアップで差別化を図り関係性を強化することができます。

例えば、展示会後に「展示会でのお話、ありがとうございました」といった感謝の意を込めた手紙を送ることで、来場者に企業の印象を強く残すことができます。このような手紙は、相手に対する敬意と感謝の念を表すだけでなく、次のステップに進むための重要な一歩となります。

適切なタイミングでフォローアップ手紙を送ることで、展示会来場者の関心を再度引き付け、商談などの次のステップに繋げることができます。展示会後一週間以内に手紙を送付するのが理想的です。これは、展示会の興奮がまだ冷めやらないうちに、自社への関心を高めるためです。

このようなフォローアップ手紙を送ることで、他社との差別化を図り、来場者との関係性を深めることができます。この手法は、競争の激しいビジネス環境において非常に効果的です。

まとめ

手紙営業のコツについて解説しました。

今では仕事以外に私生活でも手紙を書いたことがない方、貰ったことがない方が多いかと思います。作るコストや時間、気になるポイント、貰ったときの印象など、イメージしにくいかと思いますが、ビジネスにおいては一定の効果が見込める手法です。自社で完結している企業もあれば、営業代行と合わせて検討、導入する企業も多いです。

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