フォロー架電が遅れると、アポ率は約4倍下がる

次に意識したいのが、フォローするタイミングです。

再架電の予定を決めていても、対応が後回しになれば、当初想定していたタイミングを逃してしまいます。

では、資料送付の依頼が発生したリードについて、依頼から再架電までの日数とアポ率には、どのような違いがあるのでしょうか。

当社の支援実績データでは、担当者宛のケースで次の結果となりました。

このデータでは、フォローまでの日数が長いグループほど、アポ率が低い傾向が見られました。

ただし、これはフォローの遅れが直接の原因であると証明するものではありません。リードの関心度や検討状況など、ほかの要因も影響している可能性があります。

それでも、資料送付の依頼があったリードを長期間そのままにせず、次の接点を計画しておくことは、実務上の重要なポイントです。

フォローを先延ばしにしないためには、次回の連絡日を登録するだけでは不十分です。

たとえば、次のように記録しておくと、担当者が変わった場合でも、何を確認すべきかが分かります。

• 連絡する日： 資料送付から5営業日後
• 連絡する目的： 資料を確認できたか、関心のある内容があったかを確認する
• 次につなげたいこと： 課題や検討状況を聞き、必要に応じて商談を提案する

※上記は運用例です。実際の連絡時期は、顧客との会話や商材、検討状況に応じて設定します。

このように、日付と目的をセットで決めることで、単なる状況確認の電話ではなく、次の会話につながるフォローを設計しやすくなります。

架電結果に応じて次のアクションを決め、フォローする日も設定した。それでも、予定どおりに実行できなければ、フォローの仕組みは機能しません。

当社の支援実績データでは、次回アクションの期日と、アポ率の関係にも違いが見られました。

※期日が取得日の35日以上前に到来したリードを対象とし、再架電日から30日以内のアポ成立を集計しています。「時期を示す記載がある」は、架電メモに時期を表す語句が含まれていることを基準にした分類です。

期日以内のグループではアポ到達率が29.4%だったのに対し、8日を超えて遅れていたグループでは7.6%でした。

この結果から、少なくとも今回の対象では、次回アクションの実施状況とアポ到達率に関連が見られます。

ただし、期日を守ることだけでアポ獲得が決まるわけではありません。顧客の関心度や商談化の可能性によっても結果は変わります。

重要なのは、次回アクションを登録して安心するのではなく、予定どおり実行できているかを確認し、遅れているリードに対応できる状態をつくることです。

現場では、次の3つをルール化することから始めるとよいでしょう。

① 次回アクションには期日を設定する

「後日連絡する」「来週あたりに電話する」といった曖昧な記録では、対応の優先順位がつけにくくなります。可能な範囲で具体的な日付を設定します。

② 期日を過ぎたリードを定期的に確認する

毎日、またはチームで決めた頻度で、期日を過ぎたリードを確認します。アポ見込みや再架電予定など、優先度の高いリードから対応状況を確認するとよいでしょう。

③ 実行できなかった理由も記録する

期日を過ぎた理由が、担当者の対応漏れなのか、顧客の都合で再調整したのかによって、必要な対応は異なります。理由を記録することで、単に遅れを指摘するだけでなく、運用上の課題を見直せます。

実際に、次回アクションの期日を過ぎた後、再架電が確認できないリードはどの程度あるのでしょうか。

当社の支援実績データでは、アポ見込み・再架電予定・資料送付の3つのステータスで、次の結果となりました。

※過去365日以内に期日が設定され、期日後の再架電が確認できなかった対象を集計。未確認には、再架電以外の対応が行われたケースや、事情により連絡を見送ったケースが含まれる可能性があります。

この結果から、優先度の高いリードであっても、期日後の再架電が確認できないケースが一定数あることが分かります。

ただし、再架電が記録されていないことが、そのまま対応漏れを意味するわけではありません。別の方法で対応していたり、顧客の事情で連絡を見送っていたりする可能性もあります。

だからこそ、単に未対応件数を集計するだけでなく、「なぜフォローされていないのか」「次に何をすべきか」を確認できる運用が重要です。

たとえば、チームで次の項目を定期的に確認します。

• 期日を過ぎているリードは何件あるか
• そのうち、アポ見込みなど優先度の高いリードは何件か
• 対応できていない理由は何か
• 次の対応日や対応方針が決まっているか

こうした確認を定例ミーティングや日々の業務に組み込めば、個人の記憶や注意力だけに頼らず、チームとしてフォローを管理しやすくなります。

ここまで見てきたデータから、架電フォローを改善するうえで押さえたいポイントは3つです。

1. 前回の架電結果に応じて、次のアクションを決める
2. フォローの期日と目的を設定する
3. 期日どおりに実行できているか、チームで確認する

最初から複雑な管理ルールを設ける必要はありません。まずは、次の項目を記録・確認することから始めてみましょう。

こうした基本情報がそろっていれば、フォローの優先順位をつけやすくなり、対応状況の確認や改善にもつなげられます。

さらに、アポ率や期日超過件数を定期的に振り返ることで、どのステータスのフォローを改善すべきかも検討しやすくなります。

インサイドセールスの架電フォローでは、架電数を増やすことだけでなく、「誰に、いつ、何をするか」を決め、実行状況まで管理することが重要です。

今回の支援実績データでは、前回の架電結果や次回アクションの実施状況によって、アポ率に違いが見られました。また、優先度の高いリードでも、期日後の再架電が確認できないケースがありました。

こうした結果を踏まえ、まずは架電結果に応じた次のアクションの設定、期日管理、未実行リードの確認から取り組んでみてください。

架電フォローを個人の経験や記憶に任せるのではなく、チームで管理・改善できる仕組みにすることが、継続的な成果につながります。

架電フォローの運用改善や、成果につながるインサイドセールスの仕組みづくりにお悩みの方は、ぜひエンSXにご相談ください。